Was ist ein Verfahrensverzeichnis?
Ein Verfahrensverzeichnis ist ein Dokument, in dem beschrieben wird, welche Verarbeitungstätigkeiten eine Organisation im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten durchführt. Es dient als Übersicht über die Art und den Umfang der Datenverarbeitung und hilft dabei, den Überblick über die Datenverarbeitung im Unternehmen zu behalten.
Ein Verfahrensverzeichnis muss gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) bei bestimmten Verarbeitungstätigkeiten erstellt werden, wenn eine Organisation personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder speichert. Dazu gehören beispielsweise die Verarbeitung von Daten für Personalzwecke, Kundenmanagement, Marketing und Werbung, aber auch für die Überwachung und Überprüfung von Mitarbeitern.
Das Verfahrensverzeichnis muss eine detaillierte Beschreibung der Verarbeitungstätigkeiten, einschließlich der Zwecke und Rechtsgrundlagen, der Art der Daten, den Kategorien betroffener Personen sowie der Sicherheitsmaßnahmen enthalten.